Administrasi Umum

Administrasi Umum

A.    Pengertian administrasi

Administrasi adalah semua pekerjaan,kegiatan, dan tata cara tulis menulis dalam lingkungan organisasi secara teratur dan terarah bersifat non operasional dan dilaksanakan oleh seluruh bagian organisasi untuk mencapai tujuan yang sama.

B.     Peranan dan ciri-ciri administrasi umum

Peranan:
a. Mendukung pelaksanaan tugas pokok  untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pejabat atau pemimpin administrasi guna mengambil keputusan.
c. Membantu kelancaran perkembangan administrasi secara keseluruhan.

Ciri-ciri:
a. Bersifat dukungan guna mempermudah pekerjaan agar dapat berjalan sebagaimana mestinya.
b. Memasuki seluruh bagian organisasi, diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan diseluruh            organisasi.
c. Dilaksanakan oleh semua anggota dalam organisasi tanpa memandang tugas pokok, anggota          yang bersangkutan.     
d. Memerlukan ketelitian dan kecermatan.

C.     Asas-asas Penyelenggaraan Administrasi Umum

            1.      Asas tanggung jawab

            2.      Asas keamanan

            3.      Asas saluran komunikasi

            4.      Asas ketepatan

D.    Tulisan Dinas

             1.      Jenis tulisan dinas yang bersifat mengatur

  a.       Surat keputusan

   Adalah suatu bentuk tulisan dinas yang membuat kebijaksanaan pelaksanaan dari suatu     kebijaksanaan pokok.

   Contoh :  

   ·         Menetapkan atau mengubah status anggota.

   ·         Menetapkan/mencabut suatu petunjuk.

   ·         Menetapkan/mencabut berlakunya cap dinas organisasi.

   ·         Menetapkan/mengubah/membubarkan badan kepanitiaan (tim)

   ·         Pendelegasian wewenang tertentu.

    b.      Instruksi

     Adalah suatu bentuk tulisan yang memuat petunjuk atau arahan pelaksanaan suatu             kebijakan pokok yang tertuang dalam keputusan tertentu.

     Contoh :

     ·         Perintah yang dituju.

     ·         Komentar.

    c.       Surat perintah harian

     Adalah suatu bentuk tulisan yang dikeluarkan untuk memperingati suatu peristiwa             penting yang harus ditaati.

     Contoh :

     ·         Surat yang dikeluarkan oleh pusat kepada sekolah-sekolah untuk melaksanakan            upacara memperingati kemerdekaan RI.

     ·         Surat yang dikeluarkan oleh pusat kepada sekolah-sekolah untuk melaksanakan            upacara memperingati hari PGRI.

    

    d.      Petunjuk pelaksanaan

     Adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat petunjuk-petunjuk tentang cara                   pelaksanaan suatu kegiatan berdasarkan suatu kebijakan.

     Contoh :

     ·         Tata Cara dalam upacara senin pagi

     ·         Tata Cara pada suatu pentas music atau tari

    e.       Surat Perintah / Surat Tugas

     Suatu bentuk tulisan yang memuat pernyataan kehendak pimpinan untuk dipatuhi dan       dilaksanakan oleh seseorang atau kelompok dan mempunyai akibat pertanggung                 jawaban   administrasi.

     Contoh:

     ·         Pelatihan guru si suatu tempat atau daerah

     ·         Sosialisasi di suatu tempat atau daerah

            2.      Jenis tulisan dinas yang bersifat naskah

    a.       Laporan: Bentuk tulisan dinas tentang pelaksanaan suatu kegiatan secara kronologis.

     Contoh:

     ·         Laporan Keuangan

     ·         Laporan Buku Batas

                   

    b.      Surat: tulisan yang dibuat atas pelaksanaan tugas yang menyampaikan pemberitahuan         peringatan, permintaan kepada pejabat lain di luar organisasi sendiri

     Contoh:

     ·         Surat Undangan

     ·         Surat Perintah

     ·         Surat Keputusan

     c.       Naskah Dinas: Merupakan tulisan yang tidak termasuk dalam bentuk tulisan dinas.            Dan kegunaannya sangat penting untuk memperlancar kegiatan organisasi.

      Contoh:

      ·         Buku Ekspedisi

      ·         Buku Inventaris

      ·         Buku Rekapitulasi

Menganalisis Persyaratan Personil Administrasi

A.    Jabatan di Bidang Administrasi Perkantoran

     Jabatan adalah kedudukan pegawai dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik (detail).

B.     Jenis Jabatan

            1.      Kepala Kantor (Pimpinan)

            2.      Manejerial/manejer (tangan kanan pimpinan)

            3.      Staf/pembantu ahli

            4.      Kepala Personalia/ HRD (Human Resort Departement)

            5.      Adalah jabatan di bagian khusus kepegawaian.

            6.      Kepala tata usaha/Administrasi

7.       

C.     Analisis Jabatan

Adalah kegiatan menganalisis pekerjaan apa dilakukan, bagaimana mengerjakan, dan mengapa dilaksnakan.

Berikut ini adalah beberapa pengertian analisis jabatan menurut para ahli :

            1.      Drs. M Manulang

             Mengungkapakan, analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian                               sedemikian rupa. Sehingga dari uraian tersebut diperoleh keterangan-keteranagan untuk                       menilai kebutuhan akan jabatan tersebut.

            2.      Drs. Moekijat

             Merupakan hala yang penting dalam manajememn kpegawaian, karena hasilnya dapat                         digunakan hamper dalam semua program kepegawaian.

D.    Langkah-langkah menganalisis jabatan

            1.      Mengkaji organisasi keseluruhan sesuai tiap jabatan.

            2.      Menentukan bagaimana informasi dalam organisas di analisis.

            3.      Pemilihan jabatan-jabatan yang akan di analisis.

            4.       Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu.

            5.      Menyiapkan uraian jabatan.

            6.      Menyiapkan spesifikasi jabatan.

E.     Metode Analisis Jabatan

            1.      Questioner/daftar pertanyaan

            2.      Pengamatan/observation

            3.       Wawancara/interview

            4.      Laporan/reporting

Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana dan Tata Ruang Administrasi Perkantoran

A.    Sarana adalah semua yang sebagai alat mencapai maksud dan tujuan.

B.     Prasarana adalah semua yang penunjang utama terselenggaranya suatu proses (pembangunan, usaha, proyek).

C.     Jenis Jenis sarana dan prasarana kantor

            1.      Peralatan atau Perlengkapan Kantor

            Adalah alat atau bahan pembantu pelaksanaan pekerjaan kantor menghasilkan pekerjaan                      (yang diharapkan) selesai lebih cepat,lebih tepat dan lebih baik.

·         Peralatan atau pelengkapan dilihat dari bentuknya

·         Berbentuk lembarana

·         Berbentuk non lembaran

·         Berbentuk buku

           2.      Peralatan atau perlengkapan dilihat dari penggunaanya

·         Barang habis pakai

·         Barang tidak habis pakai

D.    Mesin-mesin Kantor

E.     Mesin Komunikasi Kantor

F.      Peralatan kantor

G.    Interior Kantor (penampilan kantor/desain)

H.    Tata Ruang Kantor

             1.      Tujuan Tata Ruang Kantor

                    ·         Karyawan merasa nyaman

                    ·         Memaksimalkan pemanfaatan ruangan, sehingga tidak ada ruang tersisa

                    ·         Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja

                    ·         Mudah mengawasi

                    ·         Mudah melayani

                    ·         Karyawan leluasa bergerak

                    ·         Rasa aman dan keleluasaan bagi pribadi

                ·         Jauh dari kebisingan

                    ·         Memberikan penciptaan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan

Ruang kantor terbuka; adalah ruangan semua kegiatan karyawan dilakukan di satu ruangan tanpa penyekat atau tembok pemisah.

1.      Keuntungan ruangan kantor terbuka

             ·         Mudah merubah ruanagn

             ·         Mudah berkomunikasi

             ·         Mudah mengawasi

             ·         Menghemat penggunaan

             ·         Memudahkan penempatan dan perawatan peralatan kerja

             ·         Suasana lebih segar karena cahaya mudah masuk dan peredaran udara

2.      Kerugian ruangan kantor terbuka

            ·         Sulit melakukan pekerjaan rahasia

            ·         Konsentrasi bekerja terganggu akibat kebisingan

            ·         Karyawan kurang leluasa (menyangkut hal pribadi)

3.      Ruangan kantor tertutup adalah ruangan kegiatan karyawan yang memiliki penyekat.

         ·         Keuntungan ruang kantor tertutup

             ·         Pekerjaan rahasia bias dilakukan

             ·         Semua karyawan lebih berkonsentrasi karena terhindar dari kebisingan

             ·         Karyawan lebih leluasa bekerja

4.      Kerugian ruangan tertutup

             ·         Susah melakukan pengawasan

             ·         Sulitnya cahaya masuk dan peredaran udara sehingga suasana lebih pengap dan gerah

             ·         Susah merubah ruangan

5.      Ruanagan kantor semi-tertutup adalah ruangan yang hanya disekat setinggi 1,5 meter

             ·         Keuntungan ruanagam kantor semi-tertutup adalah menjaga privasi kerja

             ·         Kerugian ruang kantor semi-tertutup adalah perubahan tempat sulit dilakukan

             ·         Pedoman tata ruang kantor semi-tertutup

6.      Azas-azas tata ruang kantor terbagi (6) :

            ·         Azas jarak terpendek

             Jarak antara sau karyawan yang 1 dengan yang lain

            ·         Azas rangkaian kerja

             Penataan dari sebuah rangkaian ruangan tersebut

            ·         Azas penggunaan seluruh ruangan

             Karyawan dapat menggunakan ruangan dengan leluasa

            ·         Azas integerasi kegiatan

             Peraturan-peraturan tertentu di dalam ruangan itu harus dipatuhi

            ·         Azas perubahan susunan tempat kerja

            ·         Azas keamanan dan kepuasn karyawan

7.      Prinsip-prinsip tata ruang kantor

             ·         Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan di tempatkan berbeda

             ·          Alur kerja harus sederhana

         ·         Perlengkapan kantor di letakkan dekat karyawan yang menggunakannya

             ·         Perhatikan cahaya sebaiknya tidak ada karyawan yang menhadap cahaya langsung

Hakikat Administrasi Perkantoran

A.    Administrasi terbagi 2;

Luas : pekerjaan 2 orang atau lebih dengan memanfaatkan sarana dan prasarana secara berdaya guna dan berhasil guna.

Sempit :kegiatan catat-menyatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik dsb sifatnya  kewirausahaan.

            1.      Manajemen dalam hakikat administrasi perkantoran adalah system perencanaan,                                   pengorganisasian, dan pengawasan SDM agar tercapai tujuan.

            2.      Administrasi menurut ahli Dra. Suprajati adalah proses kerja sama dalam kantor untuk                         mencapai tujuan kantor yang sudah di tetapkan dan melaksanakan fungsi manajemen.

            3.      Tata usaha merupakan unsur administrasi meliputi menghimpun dan mencatat

Unsur-unsur administrasi perkantoran

1.     Komunikasi = adanya timbal balik dari penyampaian informasi

2.     Tugas Humas administrasi perkantoran adalah pencipta hubungan dengan masyarakat sekitar.

Ruang lingkup administrasi perkantoran

A.    Ruang lingkup administrasi perkantoran seperti;

            1.      Perencanaan gedung, standar kualitas kerja

            2.      Penerangan, tata ruang kantor

            3.      Anggaran, waktu

        4.      Standar kualitas kerja

B.     Tujuan dan fungsi administrasi perkantoran

Fungsi :

            1.      Fungsi analisis

            2.      Fungsi interpersonal

            3.      Fungsi rutin

            4.      Fungsi teknis

            Tujuan administrasi perkantoran adalah  menerapkn dan mengembanagnkan kemamapuan

berkomunikasi, manajemen, mengelola dokumne dan mengelola as=dministrasi keuangan.

C.     Karakteristik administrasi perkantoran terbagi 3 :

            1.      Bersifat pelayanan

             Melayani atau membantu pekerjaan lain agar berjalan dengan efektif dan efisien.

            2.      Terbuka dan luas

             Bisa dilakukan dimana saja, diluar kantor.

            3.      Dilaksanakan oleh semua pihak

             Semua karyawan saling bantu membantu tanpa memandang tugas pokok masing-masing.

Pekerjaan Kantor

A.    Pengertian menurut William dan Edwin dalah pekerjaan yang berkenaan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatannya dan pemeliharaanya untuk keterangan di kemudian hari.

B.     Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi

             1.      Melayani pekerjaan operatif agar tercapai tujuan organisasi

             2.      Penyedia informasi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan

             3.      Pembantu lancarnya perkembangan organisasi keseluruhan

             4.      Pemberi bantuan kepada seluruh bagian yang terdapat dalam organisasi

C.     Jenis-jenis pekerjaan kantor

             1.      Menghimpun (manajer)

             2.      Mencatat (sekretaris)

             3.      Menggandakan (sekretaris)

             4.      Mengirim (sekretaris)

             5.      Menyimpan (bendahara)

             6.      Melakukan komunikasi (anggota)

             7.      Menghitung (bendahara)

             8.      Pekerjaan lainnya (anggota)

     D.    Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

            1.      Bersifat pelayanan

            2.      Terbuka dan luas

            3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

E.     Hasil Jasa atau Pekerjaan Kantor

            1.      Surat

            Media komunikasi tertulis untuk mendapata tanggapan.

            Kegunaan surat; sebagai alat komunikasi tertulis, sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu                diperlukan, sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik, dan dapat menjadi nilai historis                    (sejarah).

            2.      Laporan

            Adalah bentuk penyampaian (informasi/data/berita) secara tertulis atau lisan.

            Fungsi laporan; sebagai bahan pertanggung jawaban, alat menyampaikan informasi, alat                      pengawasan, bahan penilaian dan bahan pengambilan keputusan.

F.      Organisasi Kantor

             1.      Organisasi gari (lini)

             2.      Organisasi staf dan garis

             3.      Organisasi fungsional

G.    Hakikat Komunikasi

            1.      Pengertian komunikasi

            Komunikasi adalah proses pengiriman atau pamngalihan (penyampaian) pesan, berita atau                  informasi dari satu pihak (komunikator) kepada pihak lain (komunikan) dalam usaha untuk                  mendapatkan kesamaan pengertian.

            2.      Proses komunikasi

        3.      Unsur-unsur Komunikasi

   ·         Sumber (komunikator)

    Pengirim berita atau pihk yang membutuhkan berkomunikasi

   ·         Pesan

Adalah hal atau topic yang di komunikasikan atau di kirimkan.

   ·         Saluran atau Media

    Adalah tempat proses berlangsung kominikasi baik secara lisan maupun tulisan.

·         Penerima Pesan (komunikan)

Penerima berita atau pihak yang dibutuhkan oleh sumber dan membutuhkan sumber.

   ·         Efek

    Adalah apa yang akan terjadi pada penerima pesan setelah mendengar kabar atau                informasi.

   ·         Gangguan/kendala

     Adalah stimulus tambahan yang tidak di kehendaki ada dalam komunikasi.

   ·         Respons, reaksi, atau tanggapan

    Sebagai proses pengembalian pesan yang dilakukan komunikan pada komunikator.

          4.      Fungsi komunikasi

          Fungsi komunikasi ada 2; pertama adalah fungsi social yang berarti untuk kesenangan,                        menunjukkan ikatan dengan orang lain. Fungsi kedua adalah sebagai pengambil keputusan                  yang berarti dapat memutuskan sesuatu pada saat tertentu.

          Fungsi komunikasi menurut Onong Uchjana ada 4 yaitu:

·         Memberikan informasi

·         Mendidik masyarakat

·          Memengaruhi masyarakat

·         Menghibur masyarakat

           5.      Tujuan Komunikasi

·         Menurut Dan B. Curtis

Ø  Memberikan informasi kepada para klien kolega bawahan dan pimpinan

·         Menurut Onong Uchjana

Ø  Perubahan dan partisipasi social

Ø  Perubahan sikap

Ø  Perubahan pendapat

Ø   Perubahan perilaku

            6.      Jenis Komunikasi

·         Komunikasi Intarpribadi (komunikasi dengan diri sendiri)

·         Komunikasi Antarpribadi (komunikasi anatara 2 orang)

·         Komunikasi Kelompok (komunikasi yang terjadi di dalam kelompok)

·         Komunikasi Public (komunikasi anatar punlic atau masyarakat)

·          Komunikasi Organisasi (komunikasi di dalam organisasi)

·         Komunikasi Massa (komunikasi di dalam sebuah massa)

·          Komunikasi efektif

           7.      faktor penyebabnya :

·         Kepercayaan

·         Perhubungan atau pertalian

·         Kepuasanan

·         Kejelasan kesinambungan dan konsistensi

·          Kemampuan pihak penerima pihak penerima berita

·         Saluran pengiriman berita

           8.      Bentuk komunikasi kantor

            Yaitu komunikasi yang terjadi di dalam kantor terbentuk organisasi. Benuk komunikasi                        dibagi 2; I nternal (semua komunikasi di dalam organisas) dan Eksternal (komunikasi di                      luar organisasi namun satu perusahaan)

            Menurut Onong Uchjana komunikas internal memiliki 3 dimensi;

            ·         Komunikasi vertical

·         Komunikasi horizontal

·         Komunikasi diagonal

Syarat terjadinya komunikasi kantor ada 4;

·         Komunikasi tertulis

·         Sistem komunikasi lisan

·         Sistem mekanis

·         Sistem panggilan staf

           9.      Etika Berkomunikasi di Perkantoran

            Adalah penyampaian pesan yang mengandung bermacam-macam keterangan dengan                            memberikan ukuran-ukuran baik & buruk tentang tingkah laku manusia.

            Etika; gambaran/pencerminan dari diri seseorang.

                  ·         Etika terhadap tamu

                   Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang dating ke sebuah perusahaan untuk                          kepentingan tertentu.

            Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menerima tamu antara lain yaitu;

Ø  Persiapan sebelum tamu datang. Misalnya ruangan menerima tamu harus bersih,nyaman dan rapi.

Ø  Jika janji temu dengan tamu tidak bias di tepati, kita harus meminta maaf dan memberitahu tamu atas keterlambatannya.

Ø  Penerima tamu adalah wajah perusahaan.

Ø  Posisi ketika tamu datang adalah berdiri,tersenyum dan bersalaman.

Ø  Tunjukkanlah sikap bersahabat, selalu siap menerima/melakukan bantuan.

                  ·         Etika berkomunikasi melalui telepon

Ø  Perisiapan alat tulis untuk menulis pesan

Ø  Dekatkan gagang telepon ke mulut dan telinga agar jelas

Ø  Ushakan suara terdengar jelas dan tidak berdengus

Ø  Jangan gunakan kata “HALO” karena kurang formal dan tidak sopan

Ø  Menyimak pembicaraan dan jangan pernah meminta komunikan atau penelpon untuk emngulangi pembicaraannya.